Wer entscheidet
Eine Person je Zentrum, die bei einer Abweichung erreichbar ist und entscheiden darf. Ohne diese beiden Namen und ihre Nachtnummern nehmen wir einen Zelltransport nicht an, weil die Rückfallebene sonst nur auf dem Papier existiert.
Warum dieser Transport begleitet wird
Bei einem Zelltransport ist der Zeitplan nicht vom Transport gesetzt, sondern von der Medizin. Das Entnahmezentrum arbeitet an einem festgelegten Tag, das Zielzentrum bereitet den Empfänger vor, und zwischen beiden liegt ein Fenster, das von den behandelnden Ärztinnen und Ärzten bestimmt wird und nicht von einem Flugplan.
Ein unbegleiteter Versand kann dieses Fenster treffen, aber er kann es nicht retten, wenn etwas dazwischenkommt. Eine annullierte Verbindung, eine geschlossene Frachtannahme oder eine Rückfrage des Zolls sind bei einer gewöhnlichen Sendung eine Verzögerung. Hier sind sie ein Grund, warum ein Termin nicht stattfindet.
Ein begleiteter Transport verändert diese Lage an drei Stellen. Der Behälter bleibt in der Kabine und damit in Sichtweite. Bei einer Störung entscheidet ein Mensch vor Ort, der beide Zentren erreichen kann. Und beim Zoll steht jemand, der die Papiere kennt und auf eine Rückfrage sofort antwortet, statt sie am nächsten Werktag zu beantworten.
Wir sind ein Vermittlungs- und Dispositionsbetrieb und keine Gewebeeinrichtung. Wir behaupten keine arzneimittelrechtliche Erlaubnis und keine medizinische Zuständigkeit. Transporte, die eine besondere Zulassung verlangen, fahren wir mit entsprechend qualifizierten Partnern oder innerhalb des Rahmens, den Ihr Zentrum vorgibt.
Die Abstimmung mit den Zentren
Sechs Schritte, die vor dem Start abgeschlossen sein müssen. Danach ist der Transport nur noch Ausführung.
- 01
Kontakt zu beiden Zentren
Namen, Durchwahlen und Erreichbarkeit im Entnahme- und im Transplantationszentrum, ausdrücklich auch für die Nacht und für das Wochenende.
- 02
Zeitfenster festlegen
Frühester und spätester Zeitpunkt der Übernahme, spätester Zeitpunkt der Ankunft. Aus diesen drei Angaben ergibt sich die Verbindung, nicht umgekehrt.
- 03
Behälter und Kühlung klären
Wer stellt den validierten Versandbehälter, welcher Temperaturbereich ist vorgegeben, wird mit Trockeneis gearbeitet und wer bereitet ihn vor.
- 04
Papiere vorbereiten
Begleitdokumente des Zentrums, Einstufung des biologischen Materials, Zollunterlagen für die Ausfuhr und die Einfuhr, gegebenenfalls Einfuhrgenehmigung des Ziellandes.
- 05
Verbindung buchen und melden
Flugdaten, Name des Kuriers und Kontaktdaten gehen an beide Zentren, damit dort niemand raten muss, wer wann eintrifft.
- 06
Rückfallebene festlegen
Welche zweite Verbindung gilt, wer entscheidet über einen Wechsel, und wen der Kurier anruft, wenn die geplante Ankunft nicht zu halten ist.
Stammzellen Kurier: begleitet von Zentrum zu Zentrum: wann muss es dort sein?Ein Tipp startet die Anfrage. Ein Disponent antwortet innerhalb von 15 Minuten, Tag und Nacht.
Festes Angebot in 15 Minuten
Sagen Sie uns, was fliegen muss. Wir antworten mit Flug und Preis.
Fünf kurze Fragen. Ein Disponent antwortet mit einer benannten Verbindung, der Zustellzeit und einem festen Preis, Tag und Nacht.
- Ein benannter Kurier von der Abholung bis zur Unterschrift
- Zoll persönlich angemeldet, Rückfragen sofort beantwortet
- Lizenziertes Unternehmen, ordentliche Rechnung
Begriffe aus der Versandpraxis
Was in den Unterlagen steht und was es für den Transport bedeutet.
- Validierter VersandbehälterEin Behälter, dessen Verhalten unter definierten Bedingungen geprüft und dokumentiert ist. Er wird nach Vorgabe bestückt, denn eine falsche Bestückung hebt die Validierung auf.
- TemperaturschriebDie durchgehende Aufzeichnung eines Datenloggers von der Übernahme bis zur Übergabe. Die Auslesung geht mit dem Zustellnachweis an das empfangende Zentrum.
- TrockeneisGefrorenes Kohlendioxid, in der Luftfahrt als Gefahrgut in begrenzter Menge geführt. Es ist anmeldepflichtig, und die zulässige Menge hängt vom Flugzeug und von der Gesellschaft ab.
- Dry ShipperEin Trockenversandbehälter für kryogene Sendungen, in dem der flüssige Stickstoff gebunden ist. Beladung, Vorbereitung und Freigabe liegen beim versendenden Zentrum.
- GDPDie guten Vertriebspraktiken für Arzneimittel. Wir arbeiten nach diesen Grundsätzen: geschulte Kuriere, dokumentierte Übergaben, überwachte Temperatur, lückenlose Obhut.
- UN 3373Die Kennzeichnung für biologische Stoffe der Kategorie B mit der vorgeschriebenen Verpackung aus drei Schichten. Die Einstufung trifft das versendende Zentrum, nicht der Kurier.
Temperatur, Behälter und was dokumentiert wird
Welcher Temperaturbereich gilt, gibt das Zentrum vor. Wir nennen an dieser Stelle bewusst keine Werte, weil sie vom Präparat, vom Verfahren und vom Protokoll der Studie abhängen und weil eine Zahl auf einer Werbeseite in einem Behandlungsplan nichts zu suchen hat. Was wir liefern, ist der Weg, auf dem der vorgegebene Bereich eingehalten und belegt wird.
Der kritische Teil einer temperaturgeführten Sendung ist selten der Flug. Kritisch sind die Zeiten davor und danach: das Vorfeld im Sommer, die Rampe im Winter, die Stunden zwischen Landung und Abholung und eine Nacht in einem Lager, das niemand kontrolliert. Genau diese Zeiten fallen bei einer begleiteten Sendung weg, weil der Behälter beim Kurier bleibt.
Dokumentiert wird durchgehend. Der Logger läuft von der Übernahme bis zur Übergabe, Ablesungen werden zu vereinbarten Zeitpunkten festgehalten, und jede Übergabe wird mit Namen, Zeitstempel und Unterschrift protokolliert. Für ein Zentrum, dessen Verfahren geprüft werden, ist dieser Nachweis Teil der Leistung und keine Beigabe.
Wenn eine Nachkühlung vorgesehen ist, wird vorher festgelegt, wo sie stattfindet, wer das Material stellt und wer sie freigibt. Ein Kurier improvisiert an dieser Stelle nicht, er führt aus, was abgestimmt wurde, und meldet, wenn die Abstimmung nicht mehr passt.
Unterlagen für biologisches Material
Was je nach Fall gebraucht wird. Die Zuständigkeit liegt beim versendenden Zentrum, die Prüfung auf Vollständigkeit übernehmen wir.
| Unterlage | Wozu sie dient | Wer sie erstellt |
|---|---|---|
| Begleitschein des Zentrums | Zuordnung von Präparat, Spender und Empfänger | Entnahmezentrum |
| Einstufung des Materials | Legt Verpackung und Kennzeichnung für den Transport fest | Versendendes Zentrum |
| Proformarechnung | Zollwert ohne Handelsgeschäft, meist mit Hinweis ohne kommerziellen Wert | Zentrum, Formulierung stimmen wir ab |
| Ausfuhranmeldung | Erforderlich bei Sendungen aus der Union heraus | Ausführer, wir bereiten sie mit vor |
| Einfuhrgenehmigung | In einigen Ländern für menschliches Material verlangt | Empfangendes Zentrum, mit Vorlauf |
| Gefahrgutanmeldung | Bei Trockeneis, mit Angabe der Menge je Behälter | Versender, Anmeldung bei der Gesellschaft durch uns |
Was wir vor jedem Auftrag klären
Wer packt
Der Behälter wird vom Zentrum oder von einem qualifizierten Partner nach Vorgabe bestückt. Der Kurier übernimmt einen verschlossenen und gekennzeichneten Behälter, er öffnet ihn nicht und er packt ihn nicht um.
Wie lange trägt der Behälter
Die Standzeit des Behälters unter den vorgegebenen Bedingungen bestimmt, welche Verbindungen überhaupt zulässig sind. Sie ist die härtere Grenze als der Flugplan und wird zuerst abgefragt.
Welche Länder sind beteiligt
Ein- und Ausfuhrregeln für menschliches Material sind je Land verschieden, und einige verlangen eine Genehmigung mit Vorlauf. Das wird vor der Buchung geprüft und nicht bei der Landung entdeckt.
Was passiert bei Verzögerung
Wer wird angerufen, welche zweite Verbindung gilt, wo kann nachgekühlt werden. Diese drei Antworten stehen im Auftrag, damit der Kurier im Ernstfall handelt und nicht sucht.
Wer nimmt entgegen
Name und Funktion der annehmenden Person im Zielzentrum, dazu eine Vertretung. Eine Übergabe an eine Pforte ist bei einem Präparat keine Übergabe. Beide Namen stehen im Auftrag, zusammen mit einer Nummer, die auch nachts erreichbar ist.
Häufige Fragen aus Entnahme- und Transplantationszentren
01Haben Sie eine Erlaubnis nach dem Arzneimittelrecht?
Nein, und wir behaupten es auch nicht. Wir sind ein Vermittlungs- und Dispositionsbetrieb für begleitete Transporte und arbeiten nach den Grundsätzen guter Vertriebspraxis. Wo eine besondere Erlaubnis oder Zulassung verlangt wird, fahren wir mit entsprechend qualifizierten Partnern oder innerhalb des Rahmens Ihres Zentrums.
02Können Sie mit Trockeneis fliegen?
Ja, in der zulässigen Menge und nach Anmeldung bei der Fluggesellschaft. Die zulässige Menge hängt vom Flugzeugtyp und von der Gesellschaft ab, deshalb wird sie vor der Buchung geklärt und nicht am Schalter. Die Menge je Behälter geben Sie uns bei der Anfrage an.
03Wer stellt den Versandbehälter?
In der Regel das versendende Zentrum, weil dort die Validierung und die Bestückungsvorschrift liegen. Wenn Sie keinen eigenen Behälter haben, beziehen wir ihn über qualifizierte Partner. Der Kurier übernimmt in jedem Fall einen verschlossenen Behälter und öffnet ihn unterwegs nicht.
04Bekommen wir die Temperaturdaten?
Ja, als Auslesung des Loggers zusammen mit dem Zustellnachweis. Wenn Ihr Zentrum ein bestimmtes Loggerformat oder eine bestimmte Ableseroutine verlangt, sagen Sie es vor dem Start, dann wird der Kurier darauf eingewiesen und die Ablesungen erfolgen zu Ihren Zeitpunkten.
05Was passiert, wenn der Flug annulliert wird?
Der Kurier meldet es sofort an den Desk und an die im Auftrag benannten Personen beider Zentren. Die zweite Verbindung ist bei der Disposition bereits mitgeschrieben worden. Ob umgebucht, nachgekühlt oder abgebrochen wird, entscheiden die Zentren, nicht wir und nicht der Kurier.
06Wie kurzfristig können Sie einen Transport übernehmen?
Der Desk antwortet in 15 Minuten, Tag und Nacht. Wie schnell gestartet werden kann, hängt an der Abstimmung mit beiden Zentren und an der nächsten geeigneten Verbindung. Für geplante Entnahmetermine ist uns eine frühe Vormeldung lieber als eine schnelle Buchung.
Weitere Leistungen
Kurierdienst internationalInternationale Sendungen, begleitet von einem Menschen statt von einer NummerErsatzteilkurier in 24 StundenErsatzteile sofort unterwegs, auch nachts und am WochenendeOn Board CourierIhre Sendung reist als Handgepäck eines geprüften Kuriers.AOG KurierRotables und Ersatzteile begleitet zum stehenden Flugzeug, weltweit.ErsatzteilkurierErsatzteile ins stehende Werk, Straße und Flug aus einer Hand.Pharma und MedizinKlinische Proben und Arzneimittel temperaturgeführt und begleitet befördert.
Zelltransport abstimmen
Nennen Sie uns beide Zentren, das Zeitfenster, den vorgegebenen Temperaturbereich und die Art des Behälters. Wir prüfen Verbindungen, Zollunterlagen und Rückfallebene und melden uns in 15 Minuten. Wo eine besondere Zulassung nötig ist, sagen wir es, bevor Sie planen.