Eine Proformarechnung ist keine Rechnung, sondern eine Zollerklärung in Rechnungsform. Deshalb gelten für sie die Regeln des Zolls und nicht die der Buchhaltung, und deshalb scheitern Muster fast immer an diesem einen Blatt Papier.
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Die Proformarechnung tritt an die Stelle der Handelsrechnung, wenn keine Zahlung erwartet wird: bei Mustern, Leihgeräten, Reparaturteilen, Ersatzlieferungen und Ausstellungsware. Sie beschreibt die Sendung so, dass eine Zollstelle daraus Wert, Ware und Zweck ablesen kann, ohne im Haus des Absenders anzurufen.
Für die Buchhaltung ist sie ohne Bedeutung, für den Zoll ist sie die Grundlage der Bewertung. Wer sie mit dem Rechnungsformular des Vertriebs erzeugt, bekommt Positionsnummern, Rabatte und Zahlungsziele in ein Dokument, in dem der Zoll Material, Menge und Verwendung sucht.
Sie wird unterschrieben, sie trägt Datum und Ort, und sie enthält den ausdrücklichen Hinweis, dass es sich um eine Proformarechnung handelt, die nicht zur Zahlung bestimmt ist. Fehlt dieser Satz, fragt die Zollstelle nach dem Zahlungsnachweis, und den gibt es nicht.
Wir erstellen dieses Papier nicht anstelle des Absenders, aber wir sehen es vor der Abholung an und sagen Ihnen, welche Felder eine Rückfrage auslösen werden. Das dauert wenige Minuten und ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einer Beschau.
Die Aufstellung, an der wir eine Proformarechnung prüfen, bevor der Kurier sie mitnimmt.
| Feld | Inhalt | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Absender | Vollständige Anschrift, EORI, Steuernummer | Nur Firmenname und Ort |
| Empfänger | Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, Steuer- oder Einfuhrnummer | Eine Abteilung statt einer Anschrift |
| Warenbeschreibung | Was es ist, woraus es besteht, wofür es dient | Ersatzteil, Sample, Zubehör |
| Warennummer | Sechsstellig international, für die Ausfuhr aus der Union achtstellig | Nummer aus einem alten Formular übernommen |
| Menge und Einheit | Stückzahl, Gewicht je Position | Nur Gesamtgewicht der Sendung |
| Einzel- und Gesamtwert | Marktwert, sonst Herstellkosten, mit Währung | Null, ein Euro oder ohne Währung |
| Ursprungsland | Land der Herstellung, nicht des Versands | Versandland eingetragen |
| Grund der Sendung | Muster, Reparatur, Rücksendung, Vorführung, Ersatz | Feld bleibt leer |
| Lieferbedingung | Vereinbarte Klausel und wer die Abgaben trägt | Widerspruch zur Bestellung |
| Hinweis und Unterschrift | Proformarechnung, nicht zur Zahlung bestimmt, Datum, Unterschrift | Unterschrift fehlt |
Fünf kurze Fragen. Ein Disponent antwortet mit einer benannten Verbindung, der Zustellzeit und einem festen Preis, Tag und Nacht.
Ein Muster hat einen Wert, auch wenn niemand dafür bezahlt. Für Zollzwecke gilt der Marktwert vergleichbarer Ware, und wo es keinen Markt gibt, weil das Teil ein Prototyp ist, gelten die Herstellkosten. Diese Zahl steht in die Proformarechnung, zusammen mit dem Hinweis, dass sie für Zollzwecke angegeben ist.
Ein symbolischer Betrag ist der schnellste Weg in eine Beschau. Die Zollstelle darf den Wert schätzen, wenn die Angabe unglaubhaft ist, und eine Schätzung fällt nie zugunsten des Anmelders aus. Dazu kommt, dass eine bewusst zu niedrige Angabe kein Kavaliersdelikt ist, sondern ein Verstoß mit Folgen für das Unternehmen.
Der umgekehrte Fehler kostet ebenfalls: ein Prototyp, der mit dem geplanten Listenpreis angemeldet wird, erzeugt Abgaben auf eine Zahl, die es noch gar nicht gibt. Beides klärt man in einem Satz, wenn man vorher darüber spricht. Wie ein Wert im Einzelfall anzusetzen ist, entscheidet im Zweifel die Zollverwaltung. Wir beschreiben Verfahren und erteilen keine Rechtsberatung.
Sechs Fälle, sechs Sätze. Sie gehören in das Feld für den Grund der Sendung und ersetzen die Diskussion am Schalter.
Sechs typische Sendungen, wie sie täglich als Anfrage hereinkommen, und der Punkt, an dem sich jede von ihnen entscheidet.
Ein Blech, ein Granulat, eine Probe aus der Charge. Entscheidend sind Materialangabe, Charge und der Hinweis auf die geplante Prüfung. Ohne Chargenbezug kann der Empfänger die Probe nicht gegen seine Dokumentation verbuchen.
Leiterplatten und Baugruppen aus der Vorserie. Hier kommt zur Zollfrage die Exportkontrolle hinzu, denn Vorserienelektronik ist häufiger gelistet, als der Entwicklungsbereich vermutet. Beides wird vor der Buchung geklärt.
Textil, Leder, Schmuck. Viele Positionen, kleiner Einzelwert, hoher Gesamtwert. Hier lohnt sich statt einer Proformarechnung häufig ein Carnet ATA, weil die Kollektion vollständig zurückkommt und mehrere Länder sieht.
Ein Gerät geht hinaus und kommt zurück. Seriennummer, geplantes Rückkehrdatum und die Angabe der vorübergehenden Verwendung gehören in das Papier, sonst wird die Rückkehr zu einer zweiten Einfuhr mit Abgaben.
Das neue Teil geht hin, das defekte kommt zurück. Zwei Bewegungen, zwei Papiere, ein Vorgang. Wer nur die Hinsendung dokumentiert, verzollt den Rückläufer später auf den vollen Wert statt auf die Reparatur.
Ein Prüfbericht, ein Datensatz, ein Original mit Unterschrift. Der Wert des Trägers ist gering, der Inhalt kann exportkontrollrechtlich erheblich sein. Wir fragen deshalb bei jeder Anfrage ausdrücklich nach Datenträgern.
Der Ablauf zwischen Ihrer Anfrage und der Abholung, wenn eine Proformarechnung gebraucht wird.
Ware, Wert, Maße, Gewicht, Empfänger, Termin. Antwort in fünfzehn Minuten mit Preis und Verbindung, dazu die Angabe, welche Papiere diese Sendung braucht.
Sie schicken den Entwurf der Proformarechnung. Wir sehen ihn gegen die Felderliste durch und melden zurück, was fehlt oder was eine Rückfrage auslösen wird.
Warennummer, Grund der Sendung und Lieferbedingung müssen zueinander passen. Ein Muster mit Lieferbedingung frei Haus und Wert null ist ein Widerspruch, den jede Zollstelle sieht.
Das unterschriebene Papier geht mehrfach mit: in der Mappe des Kuriers, auf dem Packstück und als Datei bei uns. Wer nur eine Ausfertigung mitgibt, hat nach der ersten Vorlage keine mehr.
Der Kurier meldet persönlich an und legt das Papier vor. Eine Rückfrage wird beantwortet, während sie gestellt wird, und die Übergabe am Ziel wird mit Name und Uhrzeit quittiert.
01Muss ich für ein Muster wirklich einen Wert angeben?
Ja. Ohne Wert kann keine Bewertung stattfinden, und ohne Bewertung wird geschätzt. Der Wert für Zollzwecke ist der Marktwert vergleichbarer Ware oder, bei Prototypen, die Herstellkosten. Der Zusatz, dass es sich um einen Wert nur für Zollzwecke handelt und keine Zahlung erwartet wird, gehört daneben.
02Was bedeutet Muster ohne Handelswert?
Es ist eine Beschreibung des Zwecks und keine Wertangabe. Manche Rechtsordnungen behandeln Muster günstiger, wenn sie durch Durchtrennen, Perforieren oder einen dauerhaften Aufdruck unbrauchbar gemacht wurden. Ob das im Zielland gilt und wie, prüfen wir bei der Anfrage für die konkrete Strecke.
03Wie genau muss die Warenbeschreibung sein?
So genau, dass jemand ohne Ihre Zeichnung versteht, was in der Kiste liegt. Material, Bauart, Verwendung, Anzahl. Sample, Zubehör und Ersatzteil sind keine Warenbeschreibungen. Ein guter Test: würde ein Kollege aus einer anderen Abteilung das Teil aus dem Text erkennen.
04Brauche ich zusätzlich eine Handelsrechnung?
Wenn eine Zahlung erwartet wird, ja, dann ist die Handelsrechnung das richtige Papier und die Proforma überflüssig. Beides gleichzeitig mit unterschiedlichen Werten ist der Fall, der eine Beschau garantiert. Ein Wert, ein Dokument, eine Geschichte.
05Wer unterschreibt die Proformarechnung?
Eine zeichnungsberechtigte Person des Absenders, mit Namen in Druckschrift daneben. Der Kurier unterschreibt sie nicht, denn er ist nicht der Ausführer. Er quittiert die Übernahme der Packstücke und der Papiere, und das ist ein anderer Vorgang.
06Können Sie unsere Vorlage einmal grundsätzlich prüfen?
Das machen wir gern einmal in Ruhe, statt bei jeder eiligen Sendung von vorn. Sie bekommen die Felderliste mit Anmerkungen zurück, und Ihre Vorlage passt danach für alle künftigen Sendungen. Für die laufende Anfrage bleibt es bei der Antwort in fünfzehn Minuten.
Muster bleiben dort am häufigsten stehen, wo die Wertangabe geprüft wird statt geglaubt.
Mit Ware, Wert, Maßen, Gewicht, Empfänger und Termin bekommen Sie in fünfzehn Minuten Preis und Verbindung. Hängen Sie den Entwurf Ihrer Proformarechnung an, dann sagen wir Ihnen vor der Abholung, welches Feld eine Rückfrage auslöst. Der Kurier legt das fertige Papier persönlich vor, und die Sendung bleibt an dem Schalter nicht liegen, an dem sonst am längsten gewartet wird.