Die Ware ist geliefert, der Kunde zufrieden, und Wochen später fragt die Steuerabteilung nach dem Ausfuhrnachweis. Wer dann keinen Ausgangsvermerk hat, diskutiert über Umsatzsteuer auf eine Lieferung, die längst abgerechnet ist.
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Eine Ausfuhr besteht aus zwei Teilen: der Erlaubnis, die Ware auszuführen, und dem Beweis, dass sie tatsächlich ausgeführt wurde. Der erste Teil endet mit der Überlassung durch die Ausfuhrzollstelle und dem Ausfuhrbegleitdokument. Der zweite Teil endet mit dem Ausgangsvermerk, den die Zollverwaltung erzeugt, nachdem die Ausgangszollstelle den körperlichen Ausgang der Ware bestätigt hat.
Der Vermerk wird nicht am Schalter ausgehändigt. Er kommt elektronisch beim Anmelder an, also bei Ihnen selbst, bei Ihrer Spedition oder bei Ihrem Zollagenten. Dort wird er ausgedruckt oder als Datei abgelegt. Er trägt die Registriernummer des Vorgangs, sodass sich Rechnung, Anmeldung und Ausgang eindeutig zusammenführen lassen.
Der wirtschaftliche Kern liegt in der Umsatzsteuer. Eine Ausfuhrlieferung in ein Drittland ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei, und diese Steuerfreiheit muss belegt werden. Der Ausgangsvermerk ist dafür der vorgesehene Beleg. Fehlt er und lässt sich der Ausgang auch nicht anders nachweisen, kann die Steuerfreiheit versagt werden. Die Rechnung wird dann nachträglich teurer.
Fünf kurze Fragen. Ein Disponent antwortet mit einer benannten Verbindung, der Zustellzeit und einem festen Preis, Tag und Nacht.
Bei klassischer Luftfracht kümmert sich der Handling-Agent um die Gestellung, weil er den Prozess hundertfach am Tag fährt. Bei einem Onboard Kurier trägt der Kurier die Ware selbst. Wenn niemand ihm sagt, dass er vor dem Check-in bei der Zollstelle vorbeimuss, fliegt die Ware aus, ohne dass ein Ausgang bestätigt wird. Der Vorgang bleibt offen.
Das fällt in der Regel nicht sofort auf. Die Lieferung ist angekommen, die Reklamation ausgeblieben, der Fall gilt als erledigt. Erst bei der Prüfung offener Ausfuhrvorgänge oder bei einer Betriebsprüfung kommt die Lücke hoch. Dann liegt der Transport Monate zurück, und die Beschaffung eines Ersatznachweises ist mühsam, weil Zeugen, Unterlagen und Ansprechpartner gewechselt haben.
Deshalb behandeln wir den Zolltermin als eigenen Punkt im Ablauf und nicht als Randnotiz. Vor der Abfahrt steht fest, welche Ausgangszollstelle zuständig ist, wo sie am Flughafen liegt, wie sie besetzt ist und wie viel Zeit der Kurier dafür einplant. Erst danach wird die Abfahrtszeit bestimmt.
Nach dem Abflug melden wir Ihnen Flugnummer und Startzeit. Damit hat Ihr Anmelder eine Handhabe, den Eingang des Ausgangsvermerks zu prüfen. Bleibt er aus, ist das kein stiller Restposten, sondern eine Aufgabe mit Datum. Wir liefern dazu die Belege aus dem Einsatz: Übergabeprotokoll, Uhrzeiten und die Bestätigung des Zollkontakts.
Bevor eine Verbindung fest gebucht wird, klären wir Zuständigkeit, Lage und Besetzung der Ausgangszollstelle am gewählten Abflughafen. Das entscheidet über die realistische Abfahrtszeit stärker als die Fahrzeit zum Terminal.
Das Ausfuhrbegleitdokument mit lesbarem Barcode liegt beim Kurier, nicht in der verschweißten Kiste. Eine zweite Ausfertigung liegt digital bereit, damit ein zerknicktes Blatt am Schalter keinen Abbruch erzeugt.
Die Zollstelle darf die Ware sehen. Wir stimmen die Verpackung so ab, dass eine Beschau möglich ist und die Kiste danach wieder ordnungsgemäß verschlossen werden kann, auch bei Sendungen mit Plombe.
Der Weg zur Zollstelle bekommt ein eigenes Zeitfenster im Ablaufplan. Reicht dieses Fenster für die gewünschte Verbindung nicht, nennen wir Ihnen die nächste Verbindung, bevor der Kurier losfährt.
Nach der Gestellung und nach dem Start bekommen Sie eine Meldung mit Uhrzeit. Ihr Anmelder kann damit den Eingang des Vermerks überwachen, statt auf ein Systemereignis ohne Bezugspunkt zu warten.
Kommt der Vermerk nicht an, liefern wir das Übergabeprotokoll mit Ort, Zeit und Unterschrift des Empfängers. Diese Unterlagen sind ein Baustein für den Alternativnachweis, den Ihr Anmelder führt.
01Ersetzt ein Frachtbrief den Ausgangsvermerk?
Nein. Ein Frachtbrief belegt einen Transportauftrag, nicht das Verlassen des Zollgebiets. Der Ausgangsvermerk wird von der Zollverwaltung erzeugt und beruht auf der Bestätigung der Ausgangszollstelle. Ein Lieferschein mit Empfängerunterschrift ist ein zusätzlicher Baustein, aber kein Ersatz für den vorgesehenen Nachweis.
02Wer bekommt den Ausgangsvermerk?
Der Anmelder, also die Stelle, die die Ausfuhranmeldung abgegeben hat. Melden Sie selbst an, kommt er bei Ihnen an. Meldet Ihre Spedition an, kommt er dort an und muss von dort angefordert werden. Klären Sie diese Weiterleitung, bevor die Sendung fährt.
03Was tun, wenn der Vermerk ausbleibt?
Der Anmelder prüft den Vorgang über die Registriernummer und stößt eine Klärung an. Dafür braucht er Nachweise, dass die Ware ausgeführt wurde: Ankunftsbeleg im Zielland, Einfuhrunterlagen des Empfängers, Übergabeprotokoll. Je früher das geschieht, desto einfacher ist es.
04Gilt das auch für Reparaturteile ohne Rechnungswert?
Ja. Auch unentgeltliche Sendungen, Garantieteile und Rücksendungen verlassen das Zollgebiet und erzeugen einen Ausfuhrvorgang. Bleibt dieser Vorgang offen, steht er in der Liste der unerledigten Ausfuhren. Für die Umsatzsteuer ist die Frage bei einer unentgeltlichen Lieferung anders gelagert, für den Zoll nicht.
05Kann der Kurier den Vermerk mitbringen?
Nein, er entsteht nicht am Schalter und wird nicht als Papier ausgehändigt. Der Kurier sorgt für die Gestellung und die Erfassung an der Ausgangszollstelle. Die elektronische Rückmeldung läuft danach zwischen Zollverwaltung und Anmelder, ohne Beteiligung des Transportdienstleisters.
Sagen Sie uns Ware, Abholort, Zielort und Wunschzeit. Wir nennen Ihnen den Abflughafen, die zuständige Ausgangszollstelle und die Abfahrtszeit, mit der der Zolltermin sicher erreicht wird. Antwort innerhalb von 15 Minuten, Tag und Nacht.