Audits in der Studienlogistik
Wer eine Studie auditieren lässt, braucht die lückenlose Dokumentation genauso wie die Probe selbst. Logger, Übergaben und Abweichungen liegen in einem Dokument und stammen von einer Person, die dabei war.
Warum der Nachweis beim Kurier anders aussieht
Ein Netzdienst dokumentiert Ereignisse: angenommen, sortiert, verladen, angekommen, zugestellt. Jedes Ereignis stammt aus einem anderen Betrieb und aus einem anderen System. Zusammengesetzt ergibt das eine Kette, und die Lücken zwischen den Gliedern sieht man erst, wenn etwas fehlt.
Bei einer begleiteten Sendung gibt es diese Zusammensetzung nicht. Jeder Eintrag stammt von derselben Person, die die ganze Zeit dabei war, und er entsteht in dem Moment, in dem das Ereignis passiert, und nicht im Nachhinein aus dem Gedächtnis.
Das ändert die Qualität des Nachweises. Er beantwortet nicht nur, dass etwas angekommen ist, sondern wer es angenommen hat, wann, in welchem Zustand und mit welchem Verschluss. Für eine Studie, die auditiert wird, für eine Ausschreibung mit Abgabefrist und für einen Streit über eine Vertragsstrafe ist genau das der Unterschied.
Und es ändert die Geschwindigkeit. Der Nachweis geht Ihnen zu, sobald übergeben wurde, und nicht am nächsten Werktag, wenn irgendwo ein Scan verarbeitet worden ist.
Was wann aufgezeichnet wird
Sechs Punkte, und jeder entsteht in dem Moment, in dem er passiert.
- 01
Bei der Übernahme
Ort, Zeit, Name des Übergebenden, Zahl und Zustand der Packstücke, Nummer des Sicherheitsverschlusses, Fotos, bei temperaturgeführten Sendungen der Startwert des Loggers.
- 02
Auf dem Weg zum Flughafen
Abfahrt, Ankunft, jede Wartezeit am Tor oder an der Rampe. Wartezeiten sind später ein Kostenpunkt und gehören deshalb belegt und nicht geschätzt.
- 03
Bei Ausfuhr und Kontrolle
Zeitpunkt der Ausfuhranmeldung, Referenz, Art der Sicherheitskontrolle, ob eine Handkontrolle stattgefunden hat und ob ein Verschluss dafür geöffnet werden musste.
- 04
Unterwegs
Jede Umbuchung, jede Abweichung von der geplanten Verbindung, jede Zollberührung mit Ort und Zeit. Diese Einträge entstehen, während sie passieren.
- 05
Bei der Einfuhr
Zeitpunkt der Anmeldung, Referenz, Name der Zollstelle, etwaige Rückfragen und die Antwort, die der Kurier persönlich gegeben hat.
- 06
Bei der Übergabe
Ort, Zeit, Name des Empfängers in Druckbuchstaben, Unterschrift, Ausweisreferenz, Zustand der Packstücke, Zustand des Verschlusses, auf Wunsch ein Foto, bei Kühlsendungen die Auslesung des Loggers.
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- Ein benannter Kurier von der Abholung bis zur Unterschrift
- Zoll persönlich angemeldet, Rückfragen sofort beantwortet
- Lizenziertes Unternehmen, ordentliche Rechnung
Die Felder im Zustellnachweis
Acht Felder. Jedes davon beantwortet eine Frage, die im Streitfall gestellt wird.
- Name in DruckbuchstabenEine Unterschrift allein ist im Streitfall wenig wert, weil sie niemand lesen kann. Der Name in Druckbuchstaben daneben macht sie zuordenbar.
- UnterschriftHandschriftlich oder auf dem Gerät. Sie bestätigt die Annahme und den Zustand, den der Empfänger in genau diesem Moment gesehen hat.
- AusweisreferenzWo es verlangt oder sinnvoll ist, wird der Empfänger anhand eines Ausweises geprüft und die Referenz notiert. Bei Wertsendungen ist das der Regelfall.
- ZeitstempelOrt und Zeit der Übergabe, nicht der Zeitpunkt der Erfassung. Bei Fristen entscheidet dieser Eintrag, und deshalb entsteht er dort, wo übergeben wird.
- Zustand der PackstückeZahl, äußerer Zustand, sichtbare Beschädigungen. Ein Vorbehalt an dieser Stelle ist die Grundlage jeder späteren Beurteilung eines Schadens.
- VerschlussnummerDie Nummer bei der Übernahme und die Nummer bei der Übergabe stehen nebeneinander. Stimmen sie überein, ist die Frage nach Zwischenzugriffen beantwortet.
- FotoAuf Wunsch ein Bild der übergebenen Packstücke am Ort der Übergabe. Es kostet nichts und beendet die meisten Diskussionen, bevor sie beginnen.
- TemperaturverlaufBei temperaturgeführten Sendungen die Auslesung des Loggers über die gesamte Strecke, zusammen mit dem Nachweis und nicht erst auf Nachfrage.
Was ein Nachweis wert ist, wenn etwas fehlt
Der Nachweis wird interessant, wenn etwas schiefgeht, und dann zählt genau das, was zum Zeitpunkt des Ereignisses festgehalten wurde. Ein Zustandsvermerk, der nachträglich entsteht, ist kein Vermerk, sondern eine Behauptung.
Deshalb fragt der Kurier bei der Übergabe nach dem Zustand, bevor er geht, und deshalb steht die Verschlussnummer zweimal im Nachweis. Wenn ein Empfänger einen Vorbehalt erklären will, ist der Moment dafür die Übergabe und nicht der Anruf am nächsten Tag.
Für Fristen gilt dasselbe in der anderen Richtung. Eine Ausschreibung, ein Gerichtstermin oder eine Behördenfrist verlangt den Beleg, dass etwas an einem bestimmten Ort zu einer bestimmten Zeit angekommen ist. Ein Netzstatus, der eine Zustellung an eine Adresse meldet, beantwortet das nur zur Hälfte.
Und für Audits gilt: eine Kette, die aus vier Systemen zusammengesetzt ist, hat vier Verantwortliche. Eine Kette, die eine Person geführt hat, hat einen, und der ist mit Namen benannt.
Nachweis beim Kurier und im Netz
Sechs Fragen, wie sie in einem Audit oder in einem Streit über einen Verzug tatsächlich gestellt werden.
| Frage im Audit | Begleitete Sendung | Netzdienst |
|---|---|---|
| Wer hatte die Ware in der Hand | Eine benannte Person, durchgehend | Mehrere Betriebe, teils Subunternehmer |
| Wann wurde übergeben | Zeitstempel am Ort der Übergabe | Zeitpunkt der Erfassung im System |
| Wer hat angenommen | Name, Unterschrift, Ausweisreferenz | Unterschrift oder Kürzel |
| Zustand bei der Übergabe | Vermerkt, mit Fotos | Selten erfasst |
| Verschluss unversehrt | Nummer bei Übernahme und Übergabe | Nicht Teil des Verfahrens |
| Temperaturverlauf | Logger über die ganze Strecke | Nur mit Sonderdienst |
Wofür der Nachweis gebraucht wird
Fristen und Ausschreibungen
Ein Abgabetermin verlangt den Beleg, dass die Unterlagen an einer bestimmten Stelle zu einer bestimmten Zeit angekommen sind. Der Nachweis nennt beides und dazu die Person, die angenommen hat.
Vertragsstrafen und Regress
Wenn über einen Verzug gestritten wird, entscheidet der Zeitstempel am Ort der Übergabe. Er entsteht dort und wird nicht später aus einem Erfassungssystem abgeleitet, das andere Zeiten kennt.
Zoll und Nachprüfung
Anmeldungen, Referenzen und Rückfragen stehen mit Zeitpunkt im Nachweis. Bei einer späteren Prüfung ist damit belegt, was erklärt wurde und wer es persönlich erklärt hat.
Häufige Fragen zu Obhutskette und Nachweis
01Bekomme ich den Nachweis sofort?
Ja. Er entsteht bei der Übergabe und geht Ihnen zu, sobald der Kurier bestätigt hat. Sie warten nicht auf die Verarbeitung eines Scans und müssen nicht am nächsten Werktag nachfragen, wo die Sendung geblieben ist.
02Was ist eine Obhutskette genau?
Die dokumentierte Folge der Personen, die eine Sendung nacheinander in der Hand hatten, mit Ort und Zeit jedes Wechsels. Beim Onboard Kurier gibt es zwischen Abholung und Übergabe keinen Wechsel, weshalb die Kette aus einem einzigen Glied besteht.
03Kann ich die Übergabe an eine bestimmte Person verlangen?
Ja. Nennen Sie den Namen und, wenn nötig, eine Vertretung. Der Kurier übergibt nur an diese Person oder an die benannte Vertretung, prüft den Ausweis und notiert die Referenz. Ohne benannten Empfänger wartet er und ruft an, statt irgendwo abzugeben.
04Bekommen wir Temperaturdaten?
Ja, bei temperaturgeführten Sendungen als Auslesung des Loggers zusammen mit dem Zustellnachweis. Wenn Sie ein bestimmtes Format oder ein bestimmtes Loggermodell brauchen, sagen Sie es bei der Anfrage, damit es vor der Abholung bereitliegt.
05Wird die Sendung unterwegs geöffnet?
Nur, wenn eine Kontrollstelle es verlangt. Dann geschieht es in Anwesenheit des Kuriers, wird im Nachweis vermerkt und, wo ein Verschluss gebrochen werden musste, mit einem neuen Verschluss und dessen Nummer dokumentiert.
06Können wir den Verlauf mitverfolgen?
Sie bekommen Meldungen an den Punkten, an denen sich etwas ändert: Übernahme, Abflug, Landung, Zoll, Übergabe. Bei kritischen Sendungen nennt der Desk zusätzlich einen Ansprechpartner, der zu jedem Zeitpunkt sagen kann, wo der Kurier gerade ist.
Weiter im Ratgeber
Zeitzonen und FristenEine Frist gilt am Ort der Erfüllung. Zeitzone, Arbeitswoche, Feiertage und Öffnungszeiten der Abfertigung entscheiden über die Ankunft, nicht der Flugplan. Wir planen die Ankunft auf den letzten Arbeitstag vor der Frist und sagen es, wenn die Verbindung das nicht hergibt.Was ein Onboard Kurier istEin Onboard Kurier begleitet Ihre Sendung als Reisegepäck auf einem Linienflug, bis 32 Kilogramm je Kurier, ohne Umschlag und ohne Zwischenlager. Der Desk kauft und bezahlt das Ticket, der Kurier meldet den Zoll persönlich an und übergibt gegen Unterschrift.Onboard Kurier oder LuftfrachtBis 32 Kilogramm je Kurier und bei harter Frist gewinnt der Onboard Kurier, weil er Annahmeschluss, Abfertigung und Bereitstellung überspringt. Bei Volumen, Sperrgut oder weichem Termin gewinnt die Luftfracht. Dazwischen wird gerechnet, und zwar von der Ankunft beim Empfänger aus.Direktfahrt oder FlugUnter etwa fünfhundert Kilometern gewinnt die Straße fast immer, ab etwa achthundert das Flugzeug, dazwischen wird beides gerechnet. Über See und über Gebirge fliegt der Onboard Kurier. Am Abend dreht der letzte sinnvolle Abflug jede Rechnung.AOG, die ersten zwei StundenNach einer AOG-Meldung läuft alles parallel: der Fahrer fährt, der Kurier wird verständigt, die Papiere entstehen, der Sitzplatz wird gekauft, sobald das Teil in der Hand ist. Der Desk bezahlt das Ticket, der Kurier übergibt am Hangar gegen Unterschrift.NachtflugbeschränkungenFrankfurt, München, Düsseldorf, Stuttgart, Hamburg und Berlin kennen nächtliche Einschränkungen. Köln und Leipzig haben keinen allgemeinen nächtlichen Betriebsstopp. Der letzte sinnvolle Abflug liegt vor dem letzten planmäßigen, weil Anfahrt, Ausfuhr, Check-in-Schluss und Kontrolle davor liegen.
Nennen Sie den Empfänger, wir liefern den Nachweis
Sagen Sie uns mit der Anfrage, wer am Ziel annehmen soll und welche Felder Ihr Nachweis tragen muss. Sie bekommen innerhalb von 15 Minuten das Angebot und nach der Übergabe den Nachweis mit Name, Unterschrift, Ausweisreferenz und Zeitstempel, bei Kühlsendungen mit der Auslesung des Loggers.