Wer kommt
Name des Kuriers, Ausweisnummer, Telefonnummer und der Auftragsbezug. Bei Werken mit Werkschutz ist das die Angabe, mit der die Schranke aufgeht, und sie muss vor der Ankunft vorliegen und nicht erst am Tor.
Was eine Avisierung ist
Avisierung heißt, eine Sendung vorher anzukündigen. In der Spedition ist damit die Meldung an die Warenannahme des Empfängers gemeint, im Terminalbetrieb die Meldung an die Abfertigung, im Zollbereich die Vorabinformation an den Zollagenten, der die Einfuhr anmelden soll. Gemeinsam ist allen Fällen, dass jemand vor Ankunft der Ware weiß, was kommt, wann es kommt und wer es bringt.
Der Begriff wird oft mit einer Sendungsverfolgung verwechselt. Eine Statusmeldung sagt, wo die Ware gerade ist. Eine Avisierung sagt, was der Empfänger tun soll. Sie richtet sich an einen Menschen, hat einen Adressaten mit Namen und enthält eine Handlungsanweisung: Tor öffnen, Personal bereitstellen, Zollanmeldung vorbereiten, Papiere gegenzeichnen.
In vielen Werken ist die Avisierung formalisiert. Die Warenannahme arbeitet mit Zeitfenstern, und wer kein Fenster gebucht hat, wartet, unabhängig von der Dringlichkeit. Andere Standorte verlangen eine Voranmeldung des Fahrers oder des Kuriers bei der Werkschutzzentrale, mit Name, Ausweisnummer und Auftragsnummer. Ohne diese Meldung endet der Transport an der Schranke.
Was in eine brauchbare Avisierung gehört
Sechs Angaben, ohne die eine Vorankündigung ihren Zweck verfehlt.
Wann
Die geplante Ankunftszeit am Tor, nicht die Landezeit des Fluges. Zwischen beiden liegen Ausstieg, Grenzkontrolle, Gepäck, Zoll und die Fahrt. Eine Avisierung mit der Landezeit erzeugt genau die Wartezeit, die sie verhindern soll.
Was
Warenbeschreibung, Anzahl der Packstücke, Gewicht, Maße und die Bestell- oder Auftragsnummer des Empfängers. Ohne diese Referenz kann die Warenannahme die Sendung nicht zuordnen und nimmt sie im Zweifel nicht an.
An wen
Name, Abteilung und Telefonnummer der Person, die übernehmen soll. Eine Avisierung an eine Sammeladresse ist keine. Nachts und am Wochenende gehört zusätzlich eine Rufnummer dazu, die tatsächlich besetzt ist.
Womit
Flugnummer und Ankunftsflughafen, danach das Fahrzeug für die letzte Strecke. Damit kann der Empfänger die Ankunft selbst nachvollziehen und muss nicht bei jeder Verzögerung nachfragen.
Welche Papiere
Was der Kurier mitbringt und was der Empfänger gegenzeichnen soll. Bei Sendungen mit Plombe gehört die Siegelnummer in die Avisierung, damit sie bei der Übernahme geprüft und nicht nur abgehakt wird.
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Warum die Avisierung bei eiligen Sendungen mehr Zeit spart als jede Verbindung
Ein Onboard Kurier verkürzt die Transportzeit auf die Flugzeit plus die Wege am Boden. Was er nicht verkürzt, ist die Reaktionszeit des Empfängers. Wenn die Ware um drei Uhr nachts am Werkstor liegt und der Schichtleiter nichts davon weiß, liegt sie dort bis zum Frühdienst. Die gewonnenen Stunden sind dann wieder weg.
Deshalb beginnt bei uns jeder Auftrag mit der Frage nach der Empfangsseite. Wer nimmt an, unter welcher Nummer ist diese Person erreichbar, welches Tor ist nachts offen, gibt es einen Werkschutz, gibt es ein Zeitfenstersystem. Diese Angaben stehen in der Auftragsakte, bevor über Verbindungen gesprochen wird, weil sie die Ankunftszeit bestimmen, die überhaupt Sinn ergibt.
Auf der Zollseite gilt dasselbe in anderer Form. Der Zollagent am Zielort braucht die Sendungsdaten vor der Landung, damit er die Einfuhranmeldung vorbereiten kann. Bekommt er sie erst, wenn der Kurier bereits in der Halle steht, beginnt die Bearbeitung dann, wenn sie längst hätte fertig sein können. Wir schicken diese Vorabinformation, sobald die Verbindung feststeht.
Die dritte Ebene ist die laufende Aktualisierung. Ein Flug verspätet sich, eine Umbuchung wird nötig, die Ankunft verschiebt sich. Eine Avisierung, die einmal am Anfang verschickt wurde und danach nie wieder, ist nach der ersten Störung falsch. Wir melden Änderungen an dieselben Ansprechpartner, die die erste Meldung bekommen haben.
Wie wir die Empfangsseite vorbereiten
- 01
Kontakt vor Verbindung
Bevor eine Verbindung gebucht wird, klären wir Empfänger, Tor, Öffnungszeiten und die Rufnummer, die nachts tatsächlich besetzt ist. Aus diesen Angaben ergibt sich, welche Ankunftszeit überhaupt nützlich ist.
- 02
Erste Avisierung mit Buchung
Sobald Kurier und Verbindung stehen, geht die Vorankündigung an Empfänger und, falls beteiligt, an den Zollagenten. Sie enthält Kurierdaten, Flugnummer, geplante Ankunft am Tor und die Referenznummern des Empfängers.
- 03
Bestätigung einholen
Eine Avisierung ohne Rückmeldung ist ein Versuch. Wir holen die Bestätigung ein, dass die Sendung erwartet wird und die benannte Person zur genannten Zeit vor Ort ist. Bleibt die Bestätigung aus, rufen wir an.
- 04
Meldung nach dem Start
Nach dem Abflug geht eine kurze Meldung mit Flugnummer und geplanter Landung heraus. Damit kann der Empfänger den Einsatz selbst verfolgen und muss nicht bei jeder Unsicherheit im Ausland anrufen.
- 05
Meldung bei Abweichung
Verspätung, Umbuchung, längere Zollabfertigung: Jede Abweichung geht sofort an dieselben Empfänger wie die erste Meldung. Eine neue Ankunftszeit ist nur dann eine Information, wenn sie dort ankommt, wo disponiert wird.
- 06
Übergabe dokumentieren
Bei der Übergabe werden Name, Uhrzeit, Ort und Unterschrift festgehalten, bei Bedarf mit Siegelnummer und Foto. Dieses Protokoll geht an Sie und schließt den Vorgang nachvollziehbar ab.
Häufige Fragen zur Avisierung
01Reicht eine Sendungsverfolgung statt einer Avisierung?
Nein. Eine Statusmeldung informiert, eine Avisierung beauftragt. Sie richtet sich an eine benannte Person und verlangt eine Vorbereitung: Tor offen, Personal da, Zollanmeldung vorbereitet, Referenznummer bekannt. Ohne diesen Adressaten sammelt sich der Status in einem Portal, das nachts niemand öffnet.
02Wer avisiert bei einem Onboard Kurier?
Wir. Der Desk verschickt die Vorankündigung an Empfänger und Zollagent und holt eine Bestätigung ein. Sie bekommen dieselben Meldungen, damit Ihre Disposition denselben Stand hat. Bestehen bei Ihrem Kunden eigene Portale oder Zeitfenstersysteme, tragen wir die Daten dort nach Ihrer Vorgabe ein.
03Was, wenn der Empfänger nachts nicht erreichbar ist?
Dann sagen wir Ihnen das vor der Buchung und nicht danach. Entweder wird eine Rufbereitschaft benannt, oder die Ankunft wird auf den Zeitpunkt gelegt, zu dem die Annahme besetzt ist. Eine Sendung, die vor einem geschlossenen Tor steht, ist keine schnelle Sendung.
04Brauchen wir für ein Zeitfenster im Werk eine eigene Buchung?
Häufig ja. Viele Werke lassen Anlieferungen nur in gebuchten Fenstern zu, und ein Kurier ohne Fenster wartet wie jeder Lkw. Wir fragen das bei der Auftragsannahme ab und stimmen mit Ihrer Werkslogistik ab, wer das Fenster bucht.
05Wie kurzfristig kann eine Avisierung noch wirken?
Sie wirkt, solange der Empfänger noch reagieren kann. Bei einer Übergabe an eine Werkspforte kann das eine halbe Stunde vorher genügen, bei einer Zollabfertigung im Ausland nicht. Deshalb schicken wir die erste Meldung mit der Buchung heraus und nicht erst mit dem Abflug.
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Sendung mit fester Ankunftszeit
Nennen Sie uns Empfänger, Tor, Ansprechpartner und die Uhrzeit, zu der die Ware übernommen werden kann. Wir planen die Verbindung rückwärts von diesem Zeitpunkt und antworten innerhalb von 15 Minuten, Tag und Nacht.