Passt die Beschreibung zur Ware
Wir vergleichen die Beschreibung mit dem, was der Kurier bei der Abholung sieht. Abweichungen melden wir sofort zurück, weil sie bei der Beschau zu einer vollständigen Kontrolle führen und Stunden kosten.
Wozu es dieses Dokument gibt
Eine Handelsrechnung entsteht, wenn Ware verkauft wird. Sie nennt den Preis, den der Käufer zahlt, und dient zugleich als Grundlage für den Zollwert. Bei vielen Sendungen gibt es aber keinen Verkauf: ein Muster zur Prüfung, ein Ersatzteil im Rahmen der Gewährleistung, ein Gerät zur Reparatur, eine Rücksendung, eine Leihstellung, ein Prototyp für eine Vorführung.
Für diese Fälle wurde die Proformarechnung geschaffen. Sie sieht aus wie eine Rechnung, ist aber ausdrücklich keine Zahlungsaufforderung. Ihr Zweck ist ein anderer: Sie beschreibt die Ware so genau, dass eine Zollstelle sie tarifieren, bewerten und über Verbote und Beschränkungen entscheiden kann. Sie ist damit ein Behördendokument im Gewand eines kaufmännischen Formulars.
Bei einer begleiteten Sendung wird dieses Dokument zweimal gebraucht: bei der Ausfuhr aus dem Abflugland und bei der Einfuhr am Ziel. Der Kurier führt es im Original mit sich und legt es vor. Beide Zollstellen lesen dasselbe Blatt, und beide erwarten, dass die Angaben zueinander und zur Ware passen.
Das Dokument wird vom Versender erstellt, nicht vom Dienstleister. Wir sagen Ihnen, was hineingehört, prüfen die Angaben auf Vollständigkeit und weisen auf Widersprüche hin. Die inhaltliche Verantwortung für die Erklärung bleibt bei Ihnen, weil nur Sie wissen, was tatsächlich in dem Karton liegt.
Die Felder, die vollständig sein müssen
Fehlt eines davon, entsteht eine Rückfrage, und die Rückfrage kostet die Nacht.
- Versender und EmpfängerVollständige Firmenanschriften mit Ansprechpartner und Telefonnummer, dazu die Steuer oder Zollnummer, soweit das Bestimmungsland sie verlangt. Ein Postfach ohne Straße reicht in vielen Ländern nicht aus.
- WarenbeschreibungWas es ist, in klaren Worten, in Landessprache oder Englisch. Ersatzteil ist keine Beschreibung. Steuergerät für Werkzeugmaschine, Gehäuse aus Aluminium, Leiterplatte bestückt: das sind Beschreibungen.
- ZolltarifnummerDie statistische Warennummer aus dem Zolltarif. Sie bestimmt den Zollsatz, mögliche Beschränkungen und die Prüftiefe. Eine falsche Nummer ist teurer als eine fehlende, weil sie eine falsche Behandlung auslöst.
- Menge, Gewicht, WertStückzahl, Netto und Bruttogewicht, Einzelwert und Gesamtwert mit Währung. Die Zahlen müssen zur Verpackung und zum tatsächlichen Gewicht passen, denn beides wird bei der Beschau nachgemessen.
- UrsprungslandDas Land, in dem die Ware ihren Ursprung hat, nicht das Land, aus dem sie abgeschickt wird. Diese Angabe entscheidet über Präferenzen, Antidumpingmaßnahmen und Einfuhrbeschränkungen.
- Grund der AusfuhrVerkauf, Muster zur Prüfung, Reparatur und Rückkehr, Ersatz im Rahmen der Gewährleistung, vorübergehende Verwendung. Der Grund bestimmt das Zollverfahren und damit, ob Abgaben anfallen oder ausgesetzt werden.
Proformarechnung: und was muss bei Ihnen fliegen?Ein Tipp startet die Anfrage. Ein Disponent antwortet innerhalb von 15 Minuten, Tag und Nacht.
Festes Angebot in 15 Minuten
Sagen Sie uns, was fliegen muss. Wir antworten mit Flug und Preis.
Fünf kurze Fragen. Ein Disponent antwortet mit einer benannten Verbindung, der Zustellzeit und einem festen Preis, Tag und Nacht.
- Ein benannter Kurier von der Abholung bis zur Unterschrift
- Zoll persönlich angemeldet, Rückfragen sofort beantwortet
- Lizenziertes Unternehmen, ordentliche Rechnung
Warum der symbolische Wert nicht funktioniert
Der Klassiker lautet: Wert ein Euro, nur für Zollzwecke. Der Gedanke dahinter ist gut gemeint. Die Ware wird verschenkt, also soll niemand darauf Abgaben zahlen. Für die Zollstelle ist der Satz ein Signal, denn ein Steuergerät ist nicht einen Euro wert, und das weiß jeder Abfertiger. Die Folge ist die Prüfung, die Sie gerade vermeiden wollten.
Zollwert ist ein rechtlicher Begriff. Wenn kein Kaufpreis existiert, wird der Wert nach anderen Methoden ermittelt, etwa nach dem Preis gleichartiger Waren oder nach den Herstellkosten mit einem angemessenen Zuschlag. Wenn Sie diesen Wert selbst angeben und begründen, arbeitet die Zollstelle mit Ihrer Zahl. Wenn Sie es nicht tun, schätzt sie, und Schätzungen fallen selten günstig aus.
Dasselbe gilt für den Vermerk Muster ohne Wert. Er beschreibt eine kaufmännische Absicht und keinen Zollstatus. Wenn Sie eine Erleichterung für Warenmuster in Anspruch nehmen wollen, muss die Ware die dortigen Voraussetzungen erfüllen, häufig verbunden mit einer dauerhaften Kennzeichnung als Muster. Der bloße Satz auf dem Papier bewirkt nichts.
Die dritte Falle ist die Unstimmigkeit. Auf der Proformarechnung stehen zwei Kartons, im Gepäck des Kuriers ist einer. Das Bruttogewicht weicht deutlich ab. Die Beschreibung nennt ein Gerät, die Beschau findet zwei. Jede dieser Abweichungen führt zur genauen Kontrolle, und bei einer begleiteten Sendung ist der Kurier dabei die Person, die Rede und Antwort stehen muss.
Fragen zur Proformarechnung
01Ist eine Proformarechnung rechtlich verbindlich?
Sie ist keine Zahlungsaufforderung, aber eine Erklärung gegenüber dem Zoll. Falsche Angaben können als unrichtige Zollanmeldung geahndet werden. Unterschreiben Sie deshalb nur, was Sie belegen können, und lassen Sie Werte nicht vom Vertrieb schätzen, sondern von jemandem, der die Kalkulation kennt.
02In welcher Sprache soll sie ausgestellt werden?
Englisch ist international sicher, im Verkehr innerhalb Europas geht Deutsch. Manche Bestimmungsländer verlangen die Landessprache oder eine Übersetzung. Wir sagen Ihnen bei der Anfrage, was das Zielland üblicherweise erwartet, und prüfen die Fassung vor dem Abflug.
03Wie viele Exemplare braucht der Kurier?
Mehrere Originale, unterschrieben und gestempelt, denn Ausfuhr und Einfuhr verlangen jeweils eigene Vorlagen und Kopien werden nicht überall akzeptiert. Zusätzlich sollte eine Fassung als Datei vorliegen, damit sie im Bedarfsfall neu ausgedruckt werden kann.
04Braucht es eine Unterschrift?
Ja, mit Name, Funktion, Ort und Datum, dazu der Firmenstempel, wo er üblich ist. Ein unsigniertes Blatt wird in vielen Ländern nicht angenommen. Eine gescannte Unterschrift wird häufig akzeptiert, aber nicht überall, deshalb reist im Zweifel das Original mit.
05Wer erstellt das Dokument, Sie oder wir?
Sie erstellen es, weil nur Sie wissen, was in der Verpackung liegt und was es wert ist. Wir stellen die Vorlage bereit, prüfen auf Vollständigkeit und melden Widersprüche zurück, bevor der Kurier losfährt. Diese Prüfung dauert Minuten und spart regelmäßig einen ganzen Tag.
Was wir vor dem Abflug prüfen
Passt das Gewicht zur Verpackung
Netto und Bruttogewicht werden bei der Übernahme nachgewogen. Eine Abweichung auf dem Papier fällt spätestens bei der Gepäckaufgabe auf und wird dann zum Thema am Schalter.
Passt der Wert zur Ware
Ein symbolischer Betrag oder ein offensichtlich zu niedriger Wert löst eine Prüfung aus. Wir weisen darauf hin, bevor der Kurier startet, und nicht erst, wenn die Sendung im Zoll steht.
Passt das Verfahren zum Grund
Wenn die Ware zurückkommen soll, gehört das ins Papier und in die Anmeldung. Nachträglich lässt sich eine endgültige Einfuhr nur mit Aufwand und selten kostenneutral korrigieren.
Begriffe, die dazugehören
MusterversandMusterversand ist der Transport von Warenmustern, Prüfstücken und RefePräferenznachweisEin Präferenznachweis belegt, dass eine Ware die Ursprungsregeln einesRoter KanalDer rote Kanal ist der Ausgang am Zoll, den Reisende mit anmeldepflichZustellnachweisEin Zustellnachweis belegt, dass eine Sendung an eine bestimmte Person
Weiter im Glossar
ReticleEin Reticle ist die Maske der Halbleiterlithografie: eine beschichteteRotableEin Rotable ist ein instandsetzbares Luftfahrtbauteil mit eigener NummRoter KanalDer rote Kanal ist der Ausgang am Zoll, den Reisende mit anmeldepflichSame Day KurierEin Same Day Kurier stellt eine Sendung noch am Tag der Abholung zu. ASicherheitskurierEin Sicherheitskurier befördert Sendungen, bei denen die lückenlose ObSonderfahrtIn der Logistik ist eine Sonderfahrt eine Fahrt, die ein Fahrzeug aussStammzellen KurierEin Stammzellen Kurier begleitet Zellpräparate zwischen EntnahmezentruTemperaturgeführtTemperaturgeführt bedeutet, dass eine Sendung während des gesamten Tra
Papier geprüft, Sendung unterwegs
Schicken Sie uns Ihren Entwurf der Proformarechnung zusammen mit der Anfrage. Wir antworten innerhalb von 15 Minuten mit Verbindung, Kurier und Preis und melden zurück, welche Angabe fehlt oder nicht zueinander passt, bevor der Kurier losfährt.