An der Ausgangszollstelle
Der Beamte scannt den Barcode und sieht den Vorgang. Ohne diesen Schritt bleibt die Ausfuhr offen, auch wenn das Flugzeug längst gestartet ist und die Ware beim Empfänger liegt.
Was die MRN ist
MRN steht für Movement Reference Number. Es ist die Vorgangsnummer, die das Zollsystem vergibt, sobald eine Anmeldung angenommen wurde. Sie ist achtzehn Stellen lang, enthält Jahr, Länderkennzeichen und eine laufende Kennung und wird als Barcode auf das Begleitdokument gedruckt.
Ihr Zweck ist Eindeutigkeit. Jede beteiligte Zollstelle kann mit dieser Nummer den Vorgang aufrufen, den Status sehen und die nächste Handlung eintragen. Bei der Ausfuhr bedeutet das: Die Ausgangszollstelle findet den Vorgang, bestätigt den Ausgang und schließt ihn ab.
Man begegnet ihr in mehreren Verfahren. Bei der Ausfuhr steht sie auf dem Ausfuhrbegleitdokument. Im Versandverfahren steht sie auf dem Versandbegleitdokument. Auch Einfuhranmeldungen und summarische Anmeldungen tragen Vorgangsnummern nach demselben Muster.
Die Papiere, auf denen sie steht
- AusfuhrbegleitdokumentDas Papier, das die Ware bei der Ausfuhr begleitet. Es trägt die MRN als Barcode und dient der Ausgangszollstelle zur Identifikation des Vorgangs.
- AusgangsvermerkDie Bestätigung, dass die Ware das Zollgebiet verlassen hat. Sie wird zur MRN erzeugt und ist der Nachweis für die steuerliche Behandlung der Lieferung.
- VersandbegleitdokumentDas Papier im Versandverfahren, ebenfalls mit MRN. Es begleitet Ware, die unter zollamtlicher Überwachung von einer Zollstelle zur nächsten befördert wird, ohne dass Abgaben fällig werden.
- AnmelderWer die Anmeldung abgibt und damit für ihre Richtigkeit einsteht. Das ist Ihr Unternehmen oder ein von Ihnen beauftragter Zollvertreter.
- AusfuhrzollstelleDie Stelle, bei der die Anmeldung abgegeben wird. Sie erzeugt die MRN und überlässt die Ware zur Ausfuhr.
- AusgangszollstelleDie Stelle am Ort des Verlassens, meist der Abflughafen. Sie prüft die Sendung anhand der MRN und schließt den Vorgang ab.
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Was ohne MRN am Flughafen passiert
Der Kurier steht mit der Ware da und kann den Vorgang nicht zuordnen. Die Ausgangszollstelle findet nichts, was zu dieser Sendung gehört, und ohne Zuordnung wird nicht bestätigt. Das Ergebnis ist entweder eine nachträgliche Anmeldung unter Zeitdruck oder ein verpasster Flug.
Der zweite, häufigere Fall ist die Nummer ohne Papier. Jemand schickt die MRN per Nachricht, das Begleitdokument liegt aber nicht vor. Praktisch ist der Barcode das, was die Bearbeitung schnell macht. Deshalb reist bei uns das Dokument mit, ausgedruckt und zusätzlich elektronisch auf dem Telefon des Kuriers.
Der dritte Fall betrifft den Abschluss. Wird der Ausgang nicht bestätigt, bleibt der Vorgang offen. Ihre Buchhaltung hat dann keinen Nachweis für die steuerfreie Ausfuhrlieferung, und irgendwann kommt eine Nachfrage, die niemand mehr rekonstruieren kann. Deshalb sammeln wir die Bestätigung ein und melden sie zurück.
Wie eine saubere Ausfuhr mit Kurier abläuft
- 01
Anmeldung vor der Abholung
Sie oder Ihr Zollvertreter melden an, mit Warennummer, Wert, Empfänger und Verfahren. Das läuft parallel zur Disposition des Kuriers, damit beides gleichzeitig fertig wird.
- 02
MRN und Dokument bereitstellen
Die Nummer allein reicht nicht. Das Ausfuhrbegleitdokument geht als Ausdruck mit und zusätzlich als Datei an den Kurier, damit an der Zollstelle nichts fehlt.
- 03
Abholung mit vollständigen Papieren
Der Kurier prüft bei der Übernahme, ob Dokument, Rechnung oder Proformarechnung und Packliste vorliegen und zur Sendung passen. Fehlt etwas, meldet er es sofort an den Desk.
- 04
Gestellung an der Ausgangszollstelle
Er zeigt die Ware, legt das Dokument vor und wartet die Bestätigung ab. Bei einer Beschau bleibt er anwesend und verpackt danach wieder ordentlich.
- 05
Ausgang bestätigen lassen
Der Vorgang wird abgeschlossen, damit der Ausgangsvermerk entstehen kann. Der Kurier notiert Uhrzeit und Zollstelle für Ihr Protokoll.
- 06
Rückmeldung an Ihre Zollabteilung
Sie erhalten die Bestätigung mit Zeiten und Ort. So liegt der Nachweis in der Akte, bevor jemand danach fragt.
Vier Stellen, an denen die Nummer gebraucht wird
In der Buchhaltung
Die steuerfreie Ausfuhrlieferung braucht einen Nachweis. Er entsteht zur MRN und wird bei Prüfungen verlangt, oft Monate später, wenn niemand mehr weiß, welcher Kurier damals geflogen ist.
Bei einer Rückfrage
Bleibt im Zielland etwas unklar, ist die Nummer der schnellste Weg zur Zuordnung. Sie erspart das Suchen nach Rechnungen und Lieferscheinen, die dort ohnehin nicht vorliegen.
Im Versandverfahren
Läuft die Ware unter zollamtlicher Überwachung weiter, trägt auch dieses Verfahren eine eigene Nummer. Beide Vorgänge werden getrennt geführt, getrennt erledigt und getrennt archiviert. Wer sie verwechselt, sucht später den Nachweis im falschen Verfahren.
Fragen zur Vorgangsnummer
01Können Sie die Anmeldung für uns abgeben?
Anmelder bleiben Sie oder Ihr Zollvertreter, weil dort die Angaben zur Ware und die Verantwortung liegen. Wir prüfen die Papiere auf Vollständigkeit, weisen auf Widersprüche zwischen Nummer und Beschreibung hin und sorgen dafür, dass der Kurier mit allem Nötigen zur Zollstelle geht.
02Reicht es, wenn wir die MRN per Nachricht schicken?
Für eine erste Zuordnung ja, für die Abfertigung nicht zuverlässig. Praktisch geht es am schnellsten mit dem Begleitdokument samt Barcode. Wir bitten deshalb immer um beides, den Ausdruck für die Zollstelle und die Datei für den Fall, dass Papier verloren geht.
03Was passiert bei einer Beschau?
Der Kurier ist anwesend, zeigt die Ware, erklärt den Inhalt und legt die Unterlagen vor. Danach wird wieder verschlossen, bei empfindlichen Sendungen mit mitgeführter Umverpackung. Zeitpunkt und Zollstelle stehen anschließend in Ihrem Protokoll.
04Bekommen wir den Ausgangsvermerk?
Der Vermerk entsteht im System zu Ihrer Anmeldung und geht an den Anmelder. Von uns erhalten Sie die Bestätigung, dass die Sendung an der Ausgangszollstelle abgeschlossen wurde, mit Uhrzeit und Ort. Damit lässt sich der Vorgang später eindeutig zuordnen.
05Gilt eine MRN auch für den Rückweg?
Nein. Die Rückholung ist ein eigener Vorgang mit eigener Anmeldung und eigener Nummer. Sinnvoll ist, Hin- und Rückweg gemeinsam zu planen, damit Verfahren, Werte und Warennummern zusammenpassen und die Wiedereinfuhr nicht am Schalter beginnt.
Begriffe, die dazugehören
GestellungGestellung ist die Mitteilung an die Zollstelle, dass eine Ware eingetHS-CodeDer HS-Code ist die international einheitliche Warennummer des HarmoniExportkontrolleExportkontrolle ist die staatliche Prüfung, ob eine Ware, Software odeFreizoneEine Freizone ist ein abgegrenztes Gebiet, in dem Waren zollrechtlich
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Ausfuhr und Flug in einem Zeitplan
Schicken Sie uns die Sendungsdaten und den Stand Ihrer Anmeldung. Wir stimmen Abholzeit, Zollstelle und Abflug aufeinander ab und antworten innerhalb von 15 Minuten mit Abflughafen, Ankunftszeit und Festpreis. Der Kurier fährt mit Ausdruck und Datei los und meldet den Abschluss zurück.